Privacy

Privacystatement OOXOO

OOXOO en onze medewerkers vinden jouw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de huidige privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij over jou te weten komen.

In dit privacy statement wordt uitgelegd hoe OOXOO omgaat met de persoonsgegevens die wij verwerken van kandidaten (aanmelding via onze chatbots, in fase van bemiddeling of als flexkracht werkend op uitzendbasis), websitebezoekers, chatbotbezoekers, bezoekers van social media pagina’s, contactpersonen die werken bij zakelijke relaties (zoals klanten of leveranciers), eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers en werknemers.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?

OOXOO B.V. (KvK-nummer: 61081426) is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens. Dit betekent dat OOXOO B.V. bepaalt - rekening houdende met de huidige privacywetgeving - welke gegevens er van jou worden verwerkt, hoe dat precies gebeurt, voor welke doelen en voor hoe lang. OOXOO B.V. (nader te noemen: ´OOXOO’ of ‘wij’) verwerkt persoonsgegevens onder andere door ze op te slaan of te delen met andere partijen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van kandidaten?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar jij gebruik van maakt. Hieronder vind je de gegevens die wij op verschillende momenten van je kunnen verwerken. 

Aanmelding

Op het moment dat jij je bij OOXOO aanmeldt via onze chatbots en of een gesprek het gevoerd met een recruiter, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Land (nationaliteit)
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (cv)*
  • Opleidingen, cursussen en trainingen
  • Werkervaring, stages en vrijwilligerswerk
  • Talen
  • Referenties (van andere werkgevers) 
  • Beschikbaarheid
  • Motivaties
  • Rijbewijs en bezit auto
  • Persoonlijkheidstests en testresultaten via OOXOO
  • Profielinformatie: dienstverband(en), functie(s), regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste chat, datum laatste wijziging

*Let op: zet nooit jouw BSN op het cv

Contact met ons opnemen via Whatsapp/ sms

Je kunt vragen aan ons stellen via Whatsapp en sms! Op het moment dat je gebruikmaakt van Whatsapp-service kunnen wij de volgende gegevens van jou ontvangen: je WhatsApp-naam, telefoonnummer, de inhoud van het gesprek en jouw profielfoto. Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, bewaren wij deze gegevens maximaal 3 maanden nadat het gesprek is geëindigd. Je gegevens worden beveiligd met end-to-end encryptie. OOXOO is niet verantwoordelijk voor de gegevens die door Whatsapp zelf worden verwerkt, zij hebben een eigen privacy beleid. Lees daarvoor het  privacystatement van WhatsApp.

Aan de slag

Op het moment dat je via OOXOO gaat werken, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Kopie van geldig identiteitsbewijs met burgerservicenummer (BSN)
  • Kopieën van certificaten en diploma´s
  • Kopie bankpas en ingangsdatum bankgegevens
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere soorten screenings (afhankelijk van de functie)
  • Werkvergunning en verblijfsvergunning (indien dat nodig blijkt)
  • Arbeids-, plaatsings- en opleidingsovereenkomsten, en overige overeenkomsten
  • Aanvullende arbeids- en salarisafspraken, loonstroken, jaaropgaves, loonbelastingverklaringen en (reistekosten-)declaraties
  • Gegevens over verlof, ziekte, uitkeringssituatie, verzuim en pensioen
  • Correspondentie, klachten, waarschuwingen, beoordelingsverslagen of functioneringsgesprekken, uitdraaien van chatbotgesprokken en persoonlijke werkaantekeningen van recruiters
  • Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het voeren van een personeels-, salaris- en verzuimadministratie volgende de geldende regels en eisen.

Waarom verwerkt OOXOO deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als arbeidsmarktintermediair en uitzendbureau uit te kunnen voeren. Denk daarbij aan: uitzenden, detacheren, bemiddelen, payrolling en werving & selectie. Ook kunnen wij gegevens verwerken om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, zoals de tests die je kunt maken via onze chatbots. Dus, OOXOO verwerkt je persoonsgegevens specifiek om:

  • Je relevant werk of taken te kunnen aanbieden op onze website
  • Een geanonimiseerd profiel van jou te kunnen aanmaken
  • Je te kunnen bemiddelen naar werk
  • Jouw beschikbaarheid te kunnen vaststellen
  • Jouw geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken
  • Een screening te kunnen uitvoeren (mocht dat nodig zijn)
  • Een werknemer-werkgeverrelatie met je aan te gaan
  • Je voor te kunnen stellen aan een of meerdere potentiële werkgevers
  • Je te kunnen inzetten en inplannen bij een werkgever
  • Overeenkomsten met je te sluiten en deze uit te kunnen voeren
  • De ontwikkeling van jou als persoon te kunnen stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden en te kunnen bijdragen aan jouw verdere ontwikkeling op persoonlijk en maatschappelijk vlak.
  • Je te kunnen benaderen via telefoon, mail, chat of post over werkgerelateerde zaken, relevante vacatures /werk/ taken of het updaten van je profiel.
  • Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te kunnen houden
  • Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken?

OOXOO mag deze gegevens op basis van de privacywetgeving (AVG) verwerken, omdat:

  • Wij jou daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
  • Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou aangaan of hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan een arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat als je via ons aan het werk gaat
  • Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan
  • Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Daarbij wegen wij eerst af of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van contactpersonen van zakelijke relaties?

Ook van contactpersonen die werken bij onze zakelijke relaties, zoals klanten of leveranciers, verwerken wij persoonsgegevens. Het kan daarbij gaan om: voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met de betreffende contactpersoon/ contactpersonen. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van websitebezoekers?

Op het moment dat je een van onze websites en of landingspagina’s bezoekt of gebruikmaakt van een van de functionaliteiten van onze website, kunnen wij de volgende gegevens van je verwerken:

  • IP-adres
  • Geschatte locatie (op basis van IP-adres)
  • De internetbrowser die je gebruikt
  • Je websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, aanmelding, inschrijving en sollicitaties)
  • Soort apparaat (smartphone, tablet)
  • Feedback en gesprekken (via de live chatbot)
  • Persoonsgegevens voor deelname aan polls en surveys

Deze gegevens gebruiken wij om je een dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, de website te onderhouden en verbeteren, deze te personaliseren en relevanter voor je te kunnen maken. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk: de website te kunnen verbeteren en deze beter af te kunnen stemmen op jouw behoeftes en wensen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers en werknemers?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar jij gebruik van maakt. Hieronder vind je de gegevens die wij op verschillende momenten van je kunnen verwerken.

Op het moment dat je bij ons solliciteert, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Land (nationaliteit)
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (cv)*
  • Opleidingen, cursussen en trainingen
  • Werkervaring, stages en vrijwilligerswerk
  • Talen
  • Referenties (van andere werkgevers)
  • Beschikbaarheid
  • Motivaties
  • Rijbewijs en bezit auto
  • Persoonlijkheidstests en testresultaten via OOXOO
  • Profielinformatie: dienstverband(en), functie(s), regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste chat, datum laatste wijziging

*Zet nooit jouw BSN op het cv.

Op het moment dat je bij OOXOO gaat werken, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

  • Geboortedatum en -plaats
  • Burgerlijke staat
  • Nationaliteit
  • Geslacht
  • Kopie legitimatiebewijs: identiteitsbewijs, paspoort, verblijfsvergunning of werkvergunning (indien van toepassing)
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Kopie rijbewijs en autogegevens (in elk geval kenteken)
  • Kopie bankpas
  • Personeelsnummer
  • Pasfoto (voor zakelijk / werkgerelateerd account)
  • Zakelijk telefoonnummer en e-mailadres
  • Inloggegevens
  • Calamiteiten telefoonnummer en voor- en achternaam persoon
  • Gevolgde trainingen
  • Beoordelingsverslagen en verslagen van functioneringsgesprekken
  • Verzonden en ontvangen feedback via beoordelingstool
  • Overeenkomsten (zoals arbeids- of opleidingsovereenkomst)
  • Arbeids- en salarisafspraken, reiskostenvergoeding, toeslagen, bonussen, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en (overige) declaraties
  • Gegevens over vakantie, verlof, ziekte, verzuim, uitkeringssituatie, mogelijke handicaps, zwangerschap en pensioen
  • Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het voeren van een goede personeels-, financiële - en verzuimadministratie volgens de geldende regels en vereisten.

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als werkgever te kunnen uitvoeren of om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden. OOXOO verwerkt je persoonsgegevens dus om:

  • Jouw geschiktheid voor een functie te onderzoeken
  • Werkgerelateerde accounts voor je aan te maken
  • Een werknemer-werkgeverrelatie met je te kunnen aangaan
  • Overeenkomsten met je te sluiten en uit te kunnen voeren
  • Jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
  • Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden
  • Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken?

OOXOO mag deze gegevens op basis van geldende privacywetgeving (AVG) verwerken, omdat:

  • Wij jou daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
  • Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou aangaan of hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan een arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat als je via ons aan het werk gaat
  • Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan
  • Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Daarbij wegen wij eerst af of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Hoe kun je zelf je persoonsgegevens bij OOXOO inzien of wijzigen?

Neem gewoon contact op met ons via onderstaande mailadres, via de chatbot of bel ons op 085 06 05 986.

Heb je je nooit ergens voor aangemeld of nooit een chatgesprek gevoerd met, maar ontvang je toch mails? Stuur een mailtje naar privacy@ooxoo.works, wij helpen je graag verder.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Je gegevens bewaren wij niet langer dan strikt noodzakelijk is. Daarbij kijken wij naar het doel waarvoor we de gegevens aan je hebben gevraagd. Ook houden wij rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo staat er bijvoorbeeld in de Wet op de loonbelasting dat wij als werkgever van jou als werknemer - een kopie legitimatiebewijs moeten bewaren tot vijf jaar nadat je uit dienst bent. De bewaartermijnen die wij hanteren, staan opgenomen in ons bewaartermijnenbeleid. Na afloop van de bewaartermijnen worden je gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

Wat doen wij om je persoonsgegevens te beveiligen?

Wij beveiligen je persoonsgegevens op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot je persoonsgegevens te beperken, data in delen op verschillende servers op te slaan, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en systeem- en netwerkbeveiliging. Wij hebben een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij allemaal nemen voor de beveiliging van je gegevens.

Met welke derde partijen delen wij je persoonsgegevens?

OOXOO deelt je persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat mag op basis van geldende privacywetgeving. Deze andere partijen kunnen dochterondernemingen zijn van OOXOO B.V., organisaties die op zoek zijn naar personeel, opleiders en trainers, overheidsinstanties (denk aan UWV of Belastingdienst) en zakelijke relaties (denk aan arbodiensten).

Om onze diensten te kunnen uitvoeren, krijgen wij daarnaast hulp van partijen die voor ons gegevens van jou verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de softwareleverancier van het verloningssysteem en de salarisadministratie dat wij gebruiken om jou te kunnen uitbetalen. Met deze partijen maken wij afspraken over goede beveiliging, geheimhouding en de rechten die jij hebt en moet kunnen uitoefenen. Deze afspraken nemen wij op in een verwerkersovereenkomst met deze derde partij.

Delen wij gegevens met derde partijen buiten de EU?

OOXOO kan je gegevens delen met partijen die buiten de EU gevestigd zijn, zoals een softwareleverancier. Deze partijen kiezen wij zorgvuldig uit. Zo letten wij op of er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EU. Afspraken over adequate veiligheidsmaatregelen om je gegevens goed te beschermen leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst met de betreffende partijen.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om:

  • In te zien welke persoonsgegevens wij precies van jou hebben.
  • De gegevens die wij van jou hebben te wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn.
  • Verouderde gegevens door ons te laten verwijderen, als wij deze niet verplicht nog langer moeten bewaren.
  • Je gegevens over te kunnen dragen, door bij ons een bundeling van jouw gegevens op te vragen.

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan in dit privacy statement.

Ben je het niet eens met de manier waarop OOXOO omgaat met je persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Komen we er na overleg nog steeds niet met elkaar uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van privacywetgeving (AVG).

Contact opnemen?

Vragen, opmerkingen of je rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op via telefoon, e-mail of post.

  • Telefoonnummer: 085 06 05 986
  • E-mailadres: privacy@ooxoo.works
  • Postadres: Quirky & Quirky B.V., Oranjeboomstraat 198, 4812 EM, Breda